هر آنچه درباره نرم افزار کافی شاپ باید بدانید

فصل اقتصاد - ما در این مطلب سعی داریم درباره نرم افزار کافی شاپ که برای انجام امور حسابداری، رسیدگی به مشتریان و همچنین مدیریت کافی شاپ طراحی شده، اطلاعاتی را در اختیارتان قرار دهیم. همان‌طور که می‌دانید، امروزه با وجود فناوری‌های جدید و توسعه کسب‌وکارهای مختلف در اینترنت و فضاهای مجازی، بیشتر مشاغل نیاز به داشتن نرم افزارهای به‌خصوصی برای اداره مجموعه خود هستند. کافی شاپ‌ها و رستوران‌ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند. چنانچه دارای یک کافی شاپ هستید، داشتن نرم افزار کافه به شما کمک می‌کند تا بتوانید علاوه‌بر مدیریت آسان کافی شاپ، به لیستی از مشتریان دسترسی داشته و حساب و کتاب‌های کاری خود را به‌راحتی انجام دهید. ما در ادامه بیشتر به کارکرد این نوع نرم افزارها پرداخته و عملکرد آن‌ها را با شما در میان خواهیم گذاشت.

نرم افزار کافی شاپ چیست؟

ممکن است هنگامی که کافی شاپ خود را راه‌اندازی می‌کنید، در ابتدای کار مشتریان شما بسیار کم و محدود بوده و مدیریت کافی شاپ برای شما آسان باشد؛ اما زمانی که بر تعداد مشتریان شما افزوده شود، استفاده از نرم افزار کافی شاپ به شما کمک می‌کند تا بتوانید مدیریت بهتری را نسبت به کسب‌وکار خود ارائه نمایید. در حال حاضر برنامه‌هایی رایانه‌ای به‌صورت نرم‌ افزار طراحی شده‌اند که برای مدیریت انواع کافی شاپ، کافه تریا و حتی رستوران‌های کوچک بسیار کارآمد هستند.

شاید بگویید یک کافی شاپ نیاز چندانی به داشتن نرم افزار مدیریت کافی شاپ ندارد؛ اما این‌طور نیست. شاید در گذشته به لحاظ ارائه چند قلم خوراک و نوشیدنی این موضوع چندان مهم به نظر نمی‌رسید و فرد خودش می‌توانست امور حسابداری را به انجام برساند؛ اما در حال حاضر با توجه به گسترش اقلام قابل سفارش در منوی کافی شاپ‌ها و بیشتر شدن مشتریان و همچنین گسترش این نوع کسب‌وکار در شهرهای بزرگ و کوچک و به‌وجود آمدن بازار پر رقابت در این زمینه، استفاده از یک نرم افزار حسابداری کافی شاپ کمک می‌کند تا نه‌تنها بتوانید کسب‌وکار خود را سرو سامان بدهید بلکه مشتریان بیشتری را نیز از طریق فضاهای مجازی مانند اینستاگرام و یا اپلیکیشن‌های طراحی شده برای کافی شاپ‌تان، جذب نمایید.

با استفاده از نرم افزار کافه چه کارهایی را می‌توان انجام داد؟

نرم افزار حسابداری کافی شاپ به‌گونه‌ای طراحی شده که کمک می‌کند تا کسب‌وکار خود را به روش‌های آسان‌تری مدیریت کنید. ویژگی منحصربه‌فرد این دسته از نرم افزارها آن است که با توجه به اسمش کمک می‌کند رسیدگی به حساب‌ها به سادگی صورت گیرد؛ به این ترتیب که می‌توان برای مشتریان داخل کافی شاپ و مشتریانی که از بیرون خرید خود را انجام داده‌اند، فیش صندوق صادر کرد و یا گزارشات متنوعی از سیستم فروش کافی شاپ ارائه نمود. در ادامه بیشتر به قابلیت‌ها و ویژگی‌های استفاده از نرم افزار کافی شاپ اشاره خواهیم کرد:

• قابلیت ساپورت از نمایشگر دوم یا نمایشگر مشتری:

عموما در نرم افزارهایی که برای مشتری طراحی می‌شود، قابلیتی در نظر گرفته شده که علاوه‌بر مانیتوری که برای حسابدار کافه تعبیه شده، مونیوتری نیز برای مشتری طراحی می‌شود که وی می‌تواند از میزان خرید خود و یا میزان مبلغ پرداختی آگاه شود. این قابلیت کمک می‌کند تا مشتری با اطمینان و خیال آسوده از انجام مبلغ پرداختی و همچنین نحوه انجام حساب کافی شاپ‌ها مطلع شده و همه چیز برای وی واضح باشد.

• ارائه گزارش‌های حرفه‌ای از فروش، مشتریان و محصولات:

از قابلیت‌های دیگر نرم افزار مدیریت کافی شاپ می‌توان به این مورد اشاره کرد. با استفاده از این قابلیت مدیریت و صاحب کافه می‌تواند از میزان فروش خود در طی یک روز اطلاعات کاملی را به دست آورده و تمامی فروش خود را در طی یک ماه و حتی یک سال یا یک دوره خاص بررسی نماید؛ ضمن آن که می‌تواند از تعداد مشتریانی که همیشه به کافه رجوع می‌کنند و جزو مشتریان پایدار محسوب می‌شوند، اطلاعاتی به دست آورده و آن‌ها را در قرعه‌کشی‌ها و کمپین‌هایی که برگزار می‌شود شرکت دهد. قابلیت دیگر این نرم‌افزار که در این بخش می‌توان به آن اشاره کرد، این است که مدیریت کافه می‌تواند از محصولاتی که بیشتر سفارش داده شده اطلاع پیدا کرده و تمرکز خود را روی آن‌ها بیشتر کند و از باریستا بخواهد این خدمات را با کیفیت بالاتری ارائه نماید.  همچنین این ویژگی کمک می‌کند تا بتوان میزان خرید خود را برای یک بازه زمانی مشخص به‌خوبی سنجید.

• امکان ایجاد باشگاه مشتریان و crm و تسهیل رابطه با مشتری:

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، استفاده از نرم افزار کافی شاپ کمک می‌کند تا بتوان با مشتری ارتباط بهتری ایجاد کرد. مضاف بر این‌که با ایجاد باشگاه مشتریان می‌توان از مشتریان دائمی و به اصطلاح پروپا قرص کافه اطلاع پیدا کرده و شماره تماس آن‌ها را برای ارتباطی بهتر ذخیره نمود و در مناسبت‌ها و زمانی که کافه تخفیف‌هایی را برای مشتری در نظر می‌گیرد، استفاده کرد.

• مدیریت آسان منو و ثبت فاکتور در سریع‌ترین زمان:

از دیگر ویژگی‌هایی که استفاده از نرم افزار کافی شاپ برای شما ممکن می‌سازد آن است که مسئول کافه و بخش حسابداری می‌توانند منو را به‌خوبی مدیریت کرده و تغییرات لازم را در صورت نیاز روی آن اعمال کنند؛ این تغییرات می‌تواند شامل حذف کردن محصولاتی از منو و یا اضافه کردن به آن باشد. دیگر آن که پس از ثبت خواسته مشتری می‌توان در کم‌ترین زمان فاکتور خریدار را آماده نمود. در حال حاضر قابلیت بارکدخوان نیز به نرم افزار کافه اضافه شده است که بدون نیاز به استفاده از منوهای کاغذی و غیره، مشتری می‌تواند تنها با خواندن بارکد به کمک گوشی تلفن همراه خود منو را ببیند و محصول مورد نظر خود را سفارش دهد.

• امکان حسابداری و سود و زیان:

پیش‌تر اشاره‌ای به قابلیت حسابداری آسان با استفاده از نرم افزار کافه کردیم، نکته مهم‌تر در این خصوص آن است که مدیریت و صاحب کافه می‌تواند بر سود و زیانی که شامل کافه شده است، اطلاع پیدا نماید و در تصمیمات آتی خود مشکلات به‌وجود آمده را برطرف کرده تا از به‌وجود آمدن ضررهای بیشتر جلوگیری کرده و آن را به سودرسانی تبدیل نماید.

از دیگر امکانات نرم افزار مدیریت کافی شاپ می‌توان به موارد زیر نیز اشاره کرد:

• مجهز بودن به سیستم سامانه پیام کوتاه برای ارسال پیام به مشتریان
• سیستم کالر آیدی برای اتصال به خطوط مختلف کافی شاپ و از سوی دیگر اتصال آن به رایانه برای دریافت و ثبت اطلاعات مخاطب
• سیستم انبارداری برای اطلاع از مواد و وسایل مورد نیاز باقی‌مانده
• امکان صدور اشتراک برای مشتریان
• تعریف پیک برای ارسال خوراک و نوشیدنی به محل مشتری
• تعریف شماره میز برای ارسال دقیق سفارش به مشتری داخل کافی شاپ

مزیت استفاده از نرم افزار کافه چیست؟

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، استفاده از نرم افزار کافی شاپ سبب می‌شود تا بتوان مدیریت بهتری بر این دسته کسب‌وکارها داشت و مواردی که نیاز به حسابداری دارند را به‌خوبی سر و سامان داد؛ بنابراین تعریف از جمله قابلیت‌ها و مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت کافی شاپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

•  امکان اشراف بر کنترل عملکرد صندوق‌داران جهت کاهش سوءاستفاده‌های مالی
•  قابلیت نظارت بر سرویس‌دهی کارمندان به مشتریان و دریافت بازخورد رضایت از آن‌ها
•  توجه بر افزایش و کنترل درآمد و رسیدگی به دخل و خرج کافی شاپ
•  دریافت گزارش‌های مقایسه‌ای مبنی‌بر عملکرد کافی شاپ در بازه‌های زمانی مختلف برای ارائه بهتر خدمات
•  نظارت کامل بر عملکرد کارمندان و پیک
•  امکان اطلاع از محصولات و سفارش‌های پر فروش و تمرکز بر آن‌ها برای جذب مشتری
•  امکان ثبت اشتراک و دریافت اطلاعات مشتریان
•  قابلیت در نظر گرفتن استفاده از روش‌های متنوع تخفیف‌دهی به مشتریان
•  امکان استفاده از قابلیت نظرسنجی از طریق تماس تلفنی با مشتری و امتیازدهی به پرسنل جهت مدیریت هرچه بهتر مجموعه و پرسنل
•  سازگار بودن نرم افزار مدیریت کافی شاپ با سیستم‌های کامپیوتری مختلف
•  امکان استفاده از نرم افزار روی نسخه‌های مختلف ویندوز

بهترین نرم افزارهای کافی شاپ جهان در سال 2022

اکنون که تعریفی از کاربرد و عملکرد نرم افزار کافی شاپ ارائه کردیم، بهتر است چند نمونه از بهترین نرم افزارهای خارجی را که توانسته‌اند به عملکرد کافی شاپ‌ها در نقاط مختلف جهان کمک نمایند، اشاره کنیم:

• توست: یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای دنیاست. قیمت نرم افزار Toast از 110 دلار شروع می شود. سطوح دسترسی، پیگیری فروش و گزارش‌های روزانه از مهمترین ویژگی‌های این نرم‌افزار است.
• لایت اسپید: قیمت نرم‌افزار LiteSpeed از 59 دلار شروع می‌شود و جذاب ترین ویژگی‌های آن اتصال به سیستم‌های حسابداری، اتصال به فروشگاه‌های آنلاین و سیستم تحویل پیک است.
• تاچ بیسترو: قیمت نرم‌افزار TouchBistro از 69 دلار در ماه شروع می‌شود. به گفته مشتریان حسابداری، مدیریت و تنظیمات چک، اتصال به فروشگاه آنلاین، بهترین ویژگی‌های این نرم‌افزار است.
• کلاور: Clover در راحتی استفاده نمره بسیار بالایی از کاربران خود گرفته است. پرداخت اعتباری (Credit Card) و پرداخت قسطی از مهم‌ترین ویژگی‌های این سیستم است.

بهترین نرم افزارهای کافی شاپ ایران در سال 1401

در حال حاضر نرم افزار کافی شاپ و رستوران بسیاری در ایران طراحی و تولید شده‌اند که می‌توانند تا حدود زیادی به شما در امر مدیریت و انجام امور حسابداری کافی شاپ کمک نمایند. نرم افزارهایی مانند باران، محک، سپیدز، سپند، عارف و غیره از نرم افزارهای ایرانی به شمار می‌آیند؛ اما ویژگی‌ها و امکانات هر کدام متفاوت است. غیر از امکانات نرم‌افزار مزایا هر شرکت متفاوت است. مثلا بعضی شرکت‌ها پشتیبانی 24 ساعته دارند یا مثلا نرم‌افزار کافه باران با 7 روز ضمانت بازگشت وجه و یک سال پشتیبانی رایگان ارائه می‌گردد. 

به‌عنوان مثال قیمت انواع نرم افزار مدیریت کافی شاپ ایرانی از نسخه ساده تا پیشرفته به قیمت‌هایی از 800 هزار تومان تا 2.300.000 تومان است که در نسخه‌های متوسط و پیشرفته کارایی و عملکردهای بیشتری در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

آیا نرم افزار کافی شاپ رایگان برای استفاده طراحی شده است؟

شاید شما شنیده باشید که نرم افزارهای حسابداری رایگانی طراحی شده‌اند که می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت کافه خود استفاده نمایید؛ در این خصوص باید گفت که چنین نرم افزاری وجود ندارد، مضاف بر این‌که اگر هم تبلیغاتی در این حوزه صورت گرفته باشد، با محدودیت روبه‌رو خواهد بود؛ به این ترتیب که تا یک زمان مشخصی می‌توانید از این برنامه استفاده کرده و یا در دریافت سفارش وغیره دارای محدودیت تعداد باشید. بر همین اساس بهتر است از نرم افزار کافی شاپی استفاده نمایید که بتواند قابلیت‌ها و عملکردهای بیشتری را به شما ارائه نماید.